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Administración Efectiva del Tiempo, competencia sine qua non de todo ejecutivo!

March 30, 2016 @ No hay comentarios

Administración del Tiempo

 

A casi todo el mundo le gustaría ser más eficiente. Basta pensar: “voy a gastar menos tiempo haciendo las cosas que no gustan y más en las cosas que me dejan satisfacción, felicidad y beneficio”. Algunas personas son realmente muy eficientes: gestionan cada momento para tener más tiempo para sí mismos y para hacer las cosas que deben hacer.

A continuación se presentan 7 técnicas eficientes que utilizan las personas eficientes para obtener esa libertad.

  1. Stop Multitasking

Muchas personas se engañan haciéndoles creer que son buenos para hacer varias cosas a la vez. Pero, en realidad, muy pocos pueden centrarse en dos tareas simultáneamente, sobre todo, si se requieren enfoque y profundidad de análisis. Las personas normalmente se auto-engañan creyendo que están consiguiendo más cosas cuando en realidad están logrando menos y la calidad del trabajo es pobre.

La gente realmente eficiente sabe que el esfuerzo concentrado con pocas distracciones conduce a un mejor producto del trabajo en tiempos más rápidos. De lo contrario, el trabajo puede no estar a la altura, lo que significa perder aún más tiempo y energía en arreglar los errores.

  1. Uso de comunicación efectiva

La falta de comunicación efectiva conduce a una gran pérdida de tiempo. Un correo electrónico con malas instrucciones o una actitud ofensiva puede acabar añadiendo muchas horas innecesarias a un proyecto. Los maestros de la eficiencia se toman un poco más de tiempo para pensar en su comunicación, consideran sus objetivos cuando se decide a obtener en el teléfono, dan forma a sus mensajes de correo electrónico con el propósito de utilizar el lenguaje exacto y necesario para obtener el efecto deseado. Se necesita un poco más de tiempo al principio, pero se convierte en un buen hábito que tiene su recompensa.

  1. Aplicar Estructura y Organización a la Planificación

Con todas las herramientas de programación y productividad disponibles se podría pensar más personas sienten que tienen un horario demasiado rígido: a menudo las personas sienten que su horario es el que los manda en vez de ser a la inversa. Los Fanáticos por la Eficiencia crean rutinas estándar en su horario para que puedan lograr un enfoque disciplinado y estar listos para los eventos importantes. Cuanto más controlan su calendario, más fácil es para hacer espacio para lo inesperado. 

  1. Dejar las cosas en el lugar al que corresponden.

Muchas personas pierden tiempo buscando objetos perdidos. Llaves, bolígrafos y documentos extraviados pueden causar distracción y frustración, especialmente cuando usted tiene algo importante que hacer en un determinado momento. La gente consigue ser realmente eficiente cuando es organizado.

Establecer un lugar para todo es la clave del éxito!. Hay que organizar la ropa (en casa), y los papeles (en la oficina) de una manera que usted puede encontrar fácilmente lo que busca. Se puede tomar un par de minutos extra para guardar las cosas, pero se ahorrará muchos minutos más y la irritación de tener que buscar lo que es importante.

  1. Medir el tiempo invertido en las actividades

¿Realmente sabe cuánto tiempo pasa frente a una actividad productiva y frente a una no productiva?. A menudo, uno sabe que está hablando por teléfono con alguien que se toma en serio la eficiencia cuando le indican a uno cuando van a terminar la llamada, o cuánto tiempo tienen para discutir un punto.

Las personas eficientes fijan un tiempo para cada una de sus tareas y trabajan para mantener la programación. Intentan registrar su tiempo en conversaciones y actividades para una semana. Luego, pasan la semana siguiente viendo como establecer nuevos horarios para actividades similares y trabajan para reducir los tiempos manteniendo un desempeño similar. Si replica este método, se sorprenderá gratamente en las ganancias en tiempo, tranquilidad y paz mental.

  1. Comprometerse a mejorar el desempeño

Las personas cansadas y con exceso de trabajo no funcionan bien. Hay personas que quieren agradar a los demás y sacrifican su propio tiempo pensando que están beneficiando a otros, cuando en verdad lo que hacen va en detrimento de la productividad general del equipo.

La gente eficiente se asegura de lograr el suficiente descanso y recuperación para estar en condiciones de rendir al máximo.

  1. Tener un plan para desarrollar proyectos

A menudo se desperdicia esfuerzo cuando las personas no tienen un camino claro hacia el éxito. La impaciencia es el enemigo directo de la eficiencia. Las personas eficientes saben que deben tomarse el tiempo para investigar y partir un proyecto en pequeñas tareas para realizarlo.

Efectivamente: la planificación toma un poco de tiempo. Pero cuando se toman en cuenta los desafíos, el proceso y las responsabilidades de antemano, habrá una dirección clara de lo que se debe hacer, personalmente y en equipo. Con una buena comunicación todo el mundo puede moverse con seguridad y eficientemente para lograr todos los objetivos en un tiempo récord.

Traducción libre del artículo de especialista en 500 Compañías de Fortune, Kevin Daum: “Prácticas de la gente realmente eficiente” por José Alfonso Laínez V.

www.praxis-corp.com

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